A. Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning, atau ERP, tidak dapat diartikan hanya dengan menerjemahkan dari kepanjangannya saja. Kata planning dan kata resource bukanlah inti dari ERP, tetapi kata Enterprise merupakan inti Sebenarnya dari istilah ERP, yaitu untuk menyatukan seluruh departemen dan fungsi yang ada pada sebuah perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer terpadu yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen yang berbeda. Sistem inilah yang harus dapat memenuhi semua kebutuhan departemen dan mereduksi pekerjaan – pekerjaan manual yang ada. ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling berdiri sendirI pada departemen – departemen yang ada. Setiap departemen masih memiliki sistem sendiri, tetapi semua sudah terintegrasi satu sama lain, sehingga dapat memantau suatu permasalahan yang terjadi secara terstruktur. Sistem ERP dapat meningkatkan kinerja perusahaan dengan mempercepat semua proses dan akhirnya akan dapat meningkatkan pendapatan perusahaan. Sistem ERP sering disebut sebagai suatu sistem back-office. Sebagai contoh dalam sebuah kasus penjualan, SISTEM ERP tidak menangani proses penjualan di sisi depan, tetapi SISTEM ERP lebih pada bagaimana menangani suatu order dan memberikan suatu solusi untuk mempermudah alur proses penyelesaian suatu order yang melalui berbagai tahapan. Semua orang dalam perusahaan dapat mengakses informasi yang sama dan juga bisa melakukan perubahan terhadap informasi tersebut. Jika suatu bagian sudah menyelesaikan tugasnya dengan baik, maka secara otomatis sistem ERP akan melanjutkan ke bagian berikutnya. Jika sewaktu – waktu ingin diketahui status order, maka hanya perlu masuk ke sistem ERP dan bisa melakukan pelacakan status terakhir. Dengan adanya sistem ini, maka proses order akan dapat diproses dengan cepat dan pelanggan dapat cepat menerima hasilnya dengan resiko kesalahan yang ditimbulkan semakin kecil.
Saat ini berbagai sistem ERP beredar di pasaran, sistem ERP yang komersial antara lain SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan J.D. Edwards, sedangkan sistem ERP open source yang popular sekarang ini adalah Compiere, Adempiere, WebErp.
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
B. Keuntungan penggunaan ERP dan kelemahan tanpa penggunaan ERP
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut
1. ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
2. ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
3. ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan sinkronisasi banyak sistem komputer yang terpisah.
4. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebihlebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’
5. ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.
6. Dengan mengimplementasikan sistem ERP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:
a. Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan memutakhirkan modul lainnya bila informasi yang diubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan termutakhirkan secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
b. integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data pelanggan, data produk maupun data vendor.
c. Transparansi data, semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling mutakhir setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut diinput oleh user lain pun.
Jadi apabila suatu perusahaan belum dapat menerapkan ERP pada sistem informasinya dapat disimpulkan bahwa terdapat ketidak efektifan dan keefesiensian dari suatu sistem informasi yang berjalan pada perusahaan tersebut. Sistem informasi yang tidak saling terintegrasi dengan baik dapat menimbulkan kesalah pahaman dikarenakan terjadi diskomunikasi. Hal ini dapat menimbulkan kerugian perusahaan. Selain itu dengan pengaplikasian sistem ERP dalam perusahaan dapat menghemat tenaga kerja yanng dibutuhkan dalam menjalankan suatu kegiatan pada masing-masing bagian.
C, Odoo
OpenERP atau Odoo adalah paket aplikasi bisnis open-source ditulis dengan Python dan dirilis di bawah lisensi AGPL. Digunakan oleh 2 juta pengguna di seluruh dunia [sumber pihak ketiga diperlukan] untuk mengelola perusahaan dari semua ukuran yang berbeda. Komponen utamanya adalah server, 260 modul inti (juga disebut modul resmi) dan sekitar 4.000 modul komunitas.
Odoo atau lebih dikenal sebagai OpenERP sampai Mei 2014. Namanya di ganti karena pada versi 8 menyertakan aplikasi termasuk website builder, e-commerce, point of sale dan bisnis intelijen. Perangkat lunak ini sesuai dengan harapan standar sistem ERP, sambil memberikan modul tambahan di luar cakupan sistem ERP tradisional.
Aplikasi Odoo diatur dalam 6 kelompok:
· Front-end apps: website builder, blog, e-commerce
· Sales management apps: CRM, point of sales, quotation builder
· Business operations apps: project management, inventory, manufacturing, accounting and purchase
· Marketing apps: mass mailing, lead automation, events, survey, forum, live chat
· Human Resources apps: employee directory, enterprise social network, leaves management, timesheet, fleet management
· Productivity apps: business intelligence, instant messaging, notes
Perangkat lunak ini secara aktif diprogram, didukung, dan diselenggarakan oleh OpenERP SA. Odoo mirip dengan banyak proyek open source di mana customize programming, dukungan, dan layanan lainnya juga disediakan oleh sebuah komunitas global yang aktif dan jaringan 500 mitra resmi.
Official application yang ada pada OpenERP/Odoo:
· Sales Management
· Purchase Management
· Customer Relationship Management
· Project Management
· Warehouse Management
· Manufacturing
· Accounting & Finance
· Content Management
· E-commerce
· Asset Management
· Human Resource Management
· Fleet Management
· Event Management
· Social Network
· Point of Sale
· Knowledge and Document Management
· Calendar
· Expense Management
· Time Tracking
· Employee Appraisals
· Manufacturing Resource Planning
· Portal
· Employee Directory
· Address Book
· Recruitment Process
· Payroll Management
C. Modul-modul dalam Odoo.
Pada aplikasi Odoo (Aplikasi ERP) terdapat sejumlah modul-modul yang dapat mendukung sistem informasi pendukung yang dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau organisasi. Baik itu yang bersifat hubungan secara internal maupun eksternal. Adapun modul-modul tersebut diantaranya yaitu:
1. CRM
2. Sales
3. Warehouse
4. Purchasing
5. HRD
6. Finance
7. Dll
Pada tulisan ini akan dibahas modul CRM pada Odoo 10.
Customer Relationship Management (CRM) adalah sebuah pendekatan untuk mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggan saat ini dan masa depan. Ini sering melibatkan menggunakan teknologi untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi penjualan, pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis. CRM adalah fitur berorientasi pelanggan dengan respon layanan berdasarkan masukan pelanggan, satu-ke-satu solusi untuk kebutuhan pelanggan, komunikasi online langsung dengan pelanggan dan customer service center dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pelanggan.
Pada Odoo 10 untuk modul CRM terdapat beberapa feature, diantaranya:
1. 1. Mobilitas. Penggunaan odoo dapat dilakukan walau tidak ada koneksi internet.
2. Pengurangan entri data. Petunjuk dapat dibuat secara otomatis dari email, panggilan VoIP. Pengiriman penawaran hanya dengan beberapa klik, kelola pipeline Anda dengan drag & drop, dll
3. Penjualan. Buat kesempatan secara otomatis mengirim email yang disesuaikan ke segmen utama dan aktivitas penjualan
4. Penilaian penjualan. Penilaian prospek berdasarkan kriteria eksplisit dan implisit (pada halaman yang dilihat, lokalisasi, waktu). Tentukan tindakan yang berbeda berdasarkan skor utama dan aturan penugasan tim. penentuan skor total yang akan dikonversikan menjadi sebuah peluang.
5. Kegiatan dan manajemen panggilan. Atur urutan aktivitas per kesempatan. Penjadwalan kegiatan. Catat setiap aktivitas segera dalam kesempatan mengobrol dengan tindakan yang telah ditentukan. Lacak, catat dan analisis aktivitas tim .
6. Pengelolaan kesempatan. Dapatkan ikhtisar yang jelas tentang jalur peluang. Bekerja lebih cepat dengan antarmuka drag & drop. Buat tahapan spesifik untuk setiap tim penjualan. Kemungkinan untuk membuat sub-tahap untuk mengatur proses dengan lebih baik. Pengarsipan otomatis peluang yang hilang Manual pengarsipan peluang lainnya. Kehilangan tidak lagi merupakan tahap tapi bidang yang terpisah, memungkinkan analisis kesempatan yang lebih kuat - misalnya. Rasio hilang per stage.
7. Jadwalkan Rapat. Jadwalkan pertemuan dari peluang pelanggan. Sinkronkan dengan ponsel dan kalender Google.
8. Customer. Dapat memasukan data pelangga baik alamat, email dan lain-lain serta dapat berbagi data dengan sales secara jelas.
9. Analisis penjualan.. Dapatkan statistik tentang sumber prospek untuk mengevaluasi ROI kampanye pemasaran Anda
D. Vtiger, Aplikasi ERP CRM selain Odoo
Vtiger (https://www.vtiger.com/id/) merupakan solusi aplikasi CRM paling populer. Aplikasi ini membantu perusahaan untuk mengorganisir dan memelihara informasi secara efisien di dalam segala aspek yang berkaitan dengan customer. Fitur – fitur inti di dalamnya antara lain:
1. Customer Relationship Management: Membantu manage semua data-data customer, dari Accounts, Contact sampai Prospect atas customer yang bersangkutan.
2. Sales Force Automation: Melakukan penjualan produk dan billing atas customer. Terdapat menu Quotation, Sales Order hingga Invoice.
3. Customer Service Tracking: Menampilkan layanan purna jual di dalam perusahaan. Baik itu complaint maupun service produk. Bisa ditelusuri juga sudah sampai sejauh manakah service customer yang bersangkutan.
4. News Service: Semacam memo atau notes yang membantu kita mengingatkan akan hal-hal kecil yang mudah terlupakan.
5. Corporate Calendar: Mencatat semua event / kalender penting bagi aktifitas perusahaan. Semua jadwal atau agenda kerja akan muncul di menu ini.
6. Analytical Reports: Menyediakan laporan-laporan yang sudah teranalisis dengan baik oleh system.
7. Material Management: Berisi fitur mengenai management produk di dalam perusahaan. Baik dari segi produk sampai penambahan dari segi pembelian (Purchase Order) dan pengurangan produk dari segi Penjualan (Sales Order dan Invoice).
8. Synchronization: Fitur yang bertujuan untuk mensikronisasi antara Vtiger dengan aplikasi email semacam Microsoft Outlook dan Mozilla Thunderbird.
E. Cara melakukan transaksi di modul CRM Odoo 10.0
1. CRM PT Kaktus berduri mengisi data pelanggan pada menu customer, kemudian create(untuk pelanggan baru)
data diisi lengkap mulai dari nama perusahaan, alamat, kontak personal perusahaan.
2. Pada kondisi pemesanan ini, customer dari PT LABCOIND ingin melakukan kerjasama dan melakukan pembelian mesin photocopy. Note ini dituliskan pada internal notes
3. Pilih menu My pipeline, lalu pilih create. Buat opportunities dari pemesanan customer kemudian isi data sesuai dengan pesanan pelanggan.
4. Buka opportunities yang telah dibuat
5. Pilih Log an activity, kemudian isi kegiatan yang akan dilakukan dengan calon pelanggan. Kemudian klik Log & Schedule Next.
6. Kemudian isi kegiatan yang akan dilakukan berikut nya (Pertemuan berikutnya ialah meeting) lalu klik schedule acitvity.
7. Klik menu meeting untuk mensetting kapan akan meeting sebagai reminder.
lalu klik pada tanggal dan create
Jika sudah waktu pengingat muncul, makan akan ada notif seperti gambar dibawah
8. Setelah negoisasi dengan pelanggan selesai dan berhasil ingin membeli, klik mark won . Tetapi jika gagal klik mark lost. (Disini proses quoatation dibuat atau tidak)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar